L'Intelligenza Artificiale entra in MEG

Megan è accessibile da Servizi > Supporto e Assistenza e anche come icona in basso a sinistra in tutte le schermate di MEG, così da essere sempre raggiungibile in modo immediato.

Sì. L’attivazione di Arianna è configurabile in base alle esigenze della struttura: può intervenire fuori orario, quando la segreteria è occupata, dopo un certo tempo di attesa, oppure secondo regole concordate in fase di configurazione.

Arianna è integrata con il nostro sistema di comunicazione unificata AriannaVoip e con il Gestionale Medico MEG. Funziona in cloud. Fornisce tutte le funzionalità avanzate di un centralino telefonico moderno, comprese chat, videochiamate, statistiche. La compatibilità con soluzioni telefoniche già attive, come MioDottore Phone, non è possibile.

Il paziente può chiedere altri orari o altre disponibilità. Arianna, per semplicità, non propone subito tutte le opzioni disponibili, ma una selezione ragionata. Se le proposte non vanno bene, può cercare alternative o seguire il flusso concordato con la struttura.

Al momento Arianna è pensata principalmente per inserire nuove prenotazioni. La gestione automatica delle cancellazioni non è attiva, perché può avere impatti organizzativi importanti ed è preferibile che passi da regole precise o dalla supervisione della segreteria. Questa funzionalità verrà comunque rilasciata con un prossimo aggiornamento.

Attualmente Arianna non effettua profilazione del paziente né usa lo storico delle visite per proporre automaticamente medico o prestazione. È un tema tecnicamente valutabile, ma molto delicato dal punto di vista privacy e GDPR; per questo, al momento, preferiamo limitarci a flussi più semplici e controllati.

La configurazione standard raccoglie i dati minimi necessari alla prenotazione, come nome, cognome e numero di telefono. Se per la vostra struttura è necessario raccogliere anche la data di nascita, possiamo inserire questo dato nel progetto.

Al momento Arianna non recupera automaticamente la scheda anagrafica del paziente già presente in MEG. È una funzionalità che richiede valutazioni specifiche su privacy, sicurezza e correttezza del riconoscimento del paziente e verrà implementata con un prossimo aggiornamento.

Sì. Se il paziente richiede un professionista specifico, Arianna può lavorare sulle disponibilità di quel professionista e proporre orari coerenti. Se le prime opzioni non vanno bene, il paziente può chiedere alternative.

Sì, Arianna può essere configurata con regole specifiche della struttura, ad esempio su professionisti, prestazioni, durate e, se lo desiderate, anche tariffe o informazioni organizzative. La scelta di quali informazioni fornire viene definita insieme in fase di progetto.

Sono disponibili log tecnici e, se previsto in configurazione, le conversazioni possono essere inviate alla struttura per controllo e monitoraggio. Le modalità di conservazione e consultazione vanno definite in fase di attivazione, anche in base alle esigenze privacy della struttura.

Per Arianna è necessario un confronto preliminare, perché il costo dipende dalla configurazione, dal volume delle chiamate e dai flussi richiesti dalla struttura. Il riferimento corretto è il reparto commerciale, con cui è possibile fissare uno slot per valutare un progetto su misura.

Può fare entrambe le cose. In fase di configurazione si decide quando far intervenire Arianna: fuori orario, quando la segreteria è occupata, dopo un certo tempo di attesa, oppure in altri casi specifici definiti dalla struttura.

Arianna viene attivata come progetto su misura, quindi non è previsto un periodo di prova standard uguale per tutti. Possiamo però valutare con il reparto commerciale un percorso pilota o una fase iniziale controllata, in base alle esigenze della struttura.

Sì. La qualità reale della voce al telefono è molto più naturale rispetto a quella percepita durante una demo ascoltata tramite microfono del PC. In fase di progetto è possibile valutare voce, tono e resa complessiva per renderla il più possibile chiara e gradevole per i pazienti.

Arianna può gestire più chiamate in parallelo, perché non funziona come un singolo operatore fisico che può parlare con una sola persona alla volta. La capacità effettiva dipende dalla configurazione telefonica, ma il vantaggio è proprio poter gestire più richieste contemporaneamente.

Nelle nostre prove Arianna comprende bene molti accenti e diverse modalità di parlato. Naturalmente la qualità della chiamata, il rumore di fondo e la chiarezza del paziente possono influire. Nei casi dubbi, Arianna può chiedere conferma o seguire il flusso previsto dalla struttura.

Al momento Arianna non effettua chiamate in uscita e quindi non richiama automaticamente se la linea cade. Possiamo però valutare flussi di monitoraggio o gestione successiva, se il numero è stato raccolto correttamente.

La registrazione delle chiamate è configurabile. Se la struttura decide di attivarla, le chiamate possono essere registrate e inviate o rese disponibili secondo le modalità concordate. È importante che questa scelta sia gestita correttamente anche dal punto di vista privacy e informativa al paziente.

Sì. È possibile predisporre Arianna anche in versione multilingua, ad esempio in inglese, in base alle esigenze della struttura e al tipo di pazienti che deve gestire.

Il messaggio di conferma viene gestito tramite i normali flussi di messaggistica di MEG. Se viene inviato via SMS, segue le condizioni del modulo SMS attivo; se la struttura usa il modulo WhatsApp, può essere valutato anche l’invio tramite questo canale.

Dai primi test e dai clienti pilota il riscontro è positivo: il paziente apprezza soprattutto il fatto di riuscire a ottenere una risposta e arrivare alla prenotazione. È normale che una parte dei pazienti preferisca sempre parlare con una persona; per questo è importante prevedere flussi chiari e, quando serve, il passaggio alla segreteria.

Sì. Le prenotazioni generate da Arianna possono essere tracciate in MEG con una provenienza dedicata. In questo modo è possibile sapere quante prenotazioni arrivano da Arianna e riconoscerle anche visivamente nel calendario tramite un’indicazione specifica.

La configurazione iniziale va fatta insieme ai nostri tecnici, perché deve essere coerente con i flussi reali della struttura, l’agenda, le prestazioni, le regole di prenotazione e le eventuali escalation alla segreteria.

Sì, Arianna ha bisogno che in MEG siano presenti disponibilità leggibili dal Suggerimento Smart, ad esempio disponibilità singole o turnazioni periodiche. Se l’agenda non contiene disponibilità, Arianna non può proporre orari. È lo stesso principio usato anche dalle integrazioni con portali esterni di prenotazione. Ed è necessario attivare il modulo API.

Sì. Arianna può essere configurata per chiedere informazioni come assicurazione, SSN o regime privato, se utili al flusso della struttura. Queste informazioni possono poi essere riportate nella nota della prenotazione o gestite secondo le regole concordate.

Sì, Arianna può intervenire quando la segreteria è occupata, ad esempio automaticamente dopo un certo tempo di attesa oppure quando il paziente sceglie di parlare con l’assistente AI. Può gestire il flusso di prenotazione in autonomia, nei limiti delle regole configurate. Più che sostituire la segreteria, la affianca: se il paziente preferisce parlare con un operatore o se il caso lo richiede, può essere previsto il rientro in coda o il passaggio allo staff.